leiding geven voor beginners

3 Communicatietips voor moeilijke gesprekken.

Leiderschap 2019: Moeilijke gesprekken voeren en feedback geven.

We kennen wellicht allemaal wel enkele mensen waar het erg moeilijk mee praten is en met wie de communicatie telkens misloopt. Je kan geen nee zeggen of je durft een gesprek niet aan omdat elke keer de emoties hoog oplopen. Of elke keer als je een opmerking geeft, is het weer boel. Het kan gebeuren met een familielid, een medewerker of baas of zelfs in je eigen relatie. De ene reageert heftig op de andere en in een mum van tijd krijg je een bitsig gesprek overladen met sarcasme, wederzijdse kritiek en wantrouwen. Met als gevolg hoogopgelopen gemoederen, gedeukte ego’s en beschadigde relaties.

Hoe kan je nu zo een gesprek constructief laten verlopen zodat jij kan zeggen wat je wil en je gesprekspartner er een goed gevoel bij overhoudt. Laten we een concreet voorbeeld nemen. Je collega, die aan jou rapporteert, is vaak te laat met het indienen van afgewerkte projectverslagen en het respecteren van deadlines. Jij komt hierdoor zelf in de problemen. Wanneer het weer eens gebeurt, is voor jou de maat vol en reageer je erg direct. Je vraagt je medewerker dan ook dit verslag dadelijk in te leveren. Je medewerker ziet dit als kritiek en een aanval, klapt hierdoor volledig dicht, krijgt geen woord meer over haar/zijn lippen en loopt kwaad van het gesprek weg. Jouw enige gedachte over het gesprek en je medewerker is dat die nu eens nooit hierover wil praten. En dit demotiveert en irriteert jou. Je medewerker daarentegen raakt erg opgewonden omdat hij/zij zich niet gewaardeerd en aangevallen voelt. Herkenbaar?

Efficiënte communicatie:

Geen efficiënte communicatie en geen samenwerking. Integendeel. En voor beiden ligt de schuld van het conflict uiteraard in het andere kamp. Het emotionele brein is getriggerd en je lichaam reageert met een ” vlucht of vecht” reactie. Het lichaam produceert zeer snel stresshormonen zoals cortisol en adrenaline, je spieren spannen zich, je bloeddruk en hartslag gaan omhoog. Je limbisch brein neemt over. Stress alom, rationeel denken wordt uitgeschakeld en er volgen heftige emotionele reacties. Wat nu?

Coachingplanet coacht je om deze toestanden te vermijden door je een effectieve en geweldloze communicatietechniek in drie stappen aan te reiken. Een aangepaste communicatiestijl is één van de basisvaardigheden van sterk leiderschap. En deze gaat als volgt:

Stap 1, Emotioneel afstand nemen. Om emotionele afstand te creëren in een gesprek waarvan je denkt dat er erg veel spanning aanwezig is, zal je ieder oordeel of kritiek moeten vervangen door een objectieve waarneming. Dit om een defensieve of agressieve houding te vermijden. Dus je zegt niet van ” tja, je werk is weeral niet goed gedaan”, maar je geeft een objectief oordeel in de zin van ” dank je voor het reeds geleverde werk, er blijken echter nog 2 punten en de technische bijlage te ontbreken om dit in te dienen”. Een objectieve benadering, enkel op feiten, hoe exacter hoe beter, is een efficiëntere communicatie en je gesprekspartner voelt zich niet persoonlijk aangevallen.

Stap 2, Vervang “jij” door “ik”. Ten tweede spreek je over het gevolg van wat er gebeurde. En weer niet vingerwijzen met “jij”, neen, vervang “jij” door “ik”. Zeg dus niet iets van ” door jou gaan we die klant verliezen”, dat voedt de emotie van “vecht of vlucht”. Start je zin met “ik”. Je gesprekspartner zal zich hierdoor niet persoonlijk aangevallen voelen. Zeg dan bijvoorbeeld ” ik voel me hier erg slecht bij, omdat we door onze kwaliteit en deadlines niet te respecteren, ons imago schaden en onze klant daardoor een andere leverancier kan gaan zoeken”. Niet alleen geef je zo je gesprekspartner meer zicht op het geheel van het proces, je kietelt ook zijn verantwoordelijkheid. En je stelt je open in je gevoel en communicatie.

Stap 3, Duidelijke doelstellingen en middelen. Ten derde evalueer je deze taak naar de toekomst toe. Door een meer open communicatie kan je makkelijker nagaan of alle tools en kennis wel aanwezig zijn. Zodat voor een volgend project doelstellingen, verwachtingen en middelen vooraf samen besproken zijn en duidelijk zijn voor beiden. Een handige tool hierbij is het GROW model. En bouw ook wat buffers in je deadlines voor een goed Time Management Beheer voor jezelf. Zo heb jij tevens zelf minder stress.

Wil je meer weten over hoe je als een leidinggevende gesprekken kan voeren? klik hier