Hoe maak je jouw ‘To-Do lijst’ korter?
Hoe maak je jouw ‘To-Do’ lijst korter en werk je deze helemaal weg?
Je kent het wel, toch? Je ‘to-do’ lijst lijkt nooit korter te worden, in plaats daarvan groeit deze alleen maar. Hoe hard je ook je best doet, er blijft altijd nog veel op dat lijstje staan. Soms raak je ontmoedigd en zie je door de bomen het bos niet meer. Het wordt moeilijk om je prioriteiten te bepalen en te weten waar je moet beginnen. Het voelt alsof je werk nooit gedaan is. Maar hoe pak je dit nu aan?
Ten eerste, zolang jouw ‘To-Do’ lijst een open lijst is waar je steeds nieuwe taken aan toevoegt, zal deze nooit korter worden. De eerste stap is om er een gesloten lijst van te maken. Trek echt een streep onder de laatste taak en schrijf vanaf nu niets meer op die lijst. Als er nieuwe taken en verplichtingen op je afkomen, voeg ze dan meteen toe aan je agenda en plan voldoende tijd ervoor in. We onderschatten vaak de tijd die we voor iets nodig hebben, dus zorg ervoor dat je realistisch plant en geef elke taak een begintijd en eindtijd.
Nu, terug naar je ‘To-Do’ lijst.
Hoe ga je deze nu aanpakken? De bovenste taak op je lijst als eerste? Of misschien de gemakkelijkste? Of kies je juist voor de snelste taak?
Maak voor jezelf onderscheid tussen wat dringend is en wat belangrijk. Misschien zijn sommige zaken niet zo dringend en belangrijk als je aanvankelijk dacht? Kun je sommige taken delegeren? Routinematige klussen en terugkerende taken zijn ideaal om te delegeren. In mijn time management training definiëren we deze als ‘low-value tasks’, en mensen zijn vaak verrast over hoeveel tijd ze hieraan besteden. Door deze taken te delegeren, kun je ze van je ‘To-Do’ lijst schrappen en deze al een stuk korter maken.
Bij het beoordelen van de belangrijkheid van taken kun je ook je einddoelen, persoonlijk kompas, visie en missie meenemen. Doe je de juiste dingen die je dichter bij je doelen brengen? Leef je volgens je eigen agenda of die van anderen? Ben je vaak reactief op externe impulsen, of heb je in eerste instantie je eigen doelen voor ogen? Er is ook een verschil tussen resultaatgericht actie ondernemen en gewoon bezig zijn. Het wegwerken van je ‘To-Do’ lijst begint bij jezelf en je mindset.
Verschuif nu alle taken van je ‘To-Do’ lijst naar je agenda. Taken die je in minder dan 5 minuten kunt afronden, doe die direct, nu.
Oké, terug naar je oorspronkelijke ‘To-Do’ lijst.
Waarschijnlijk staan er taken op die niet zomaar in één keer uitgevoerd kunnen worden, zoals grotere projecten. Die moet je ook naar je agenda verplaatsen. Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt om aan dat project te werken en deel het op in kleinere stukjes, kortere werkmomenten. Als iets 20 uur kost, kun je het bijvoorbeeld onderverdelen in 5 werkmomenten van 4 uur. Denk eraan, hoe eet je een olifant? Het antwoord is ‘beet per beet’. Meerdere keren korter aan een project werken is efficiënter. Je werkt dan met meer focus. Vergelijk het met naar de sportschool gaan. Meerdere keren een korte intensieve training doen is beter dan één uitputtende sessie. Plan deze taken allemaal in je agenda.
Zoals mijn vroegere mentor me ooit zei: ‘If you fail to plan, you are planning to fail.’
Het grote voordeel van een ‘To-Do lijst’ die is weggewerkt, is dat je systematisch en proactief via je agenda werkt. Zo heb je meer controle over je tijd en werklast, is je dag gemakkelijker te plannen en kun je je werk van die dag ook daadwerkelijk afronden.
Wil je meer info over mentorship en coaching? Of wil je vrijblijvend strategisch kennismakingsgesprek? Boek je afspraak met Hendrik rechtstreeks in.
